Visão geral do tipo de evento de grupo
Resposta rápida
Os tipos de evento são modelos de reunião reutilizáveis que controlam como as pessoas agendam um horário com você. Cada tipo de evento define detalhes como duração, local e disponibilidade.
Calendly oferece quatro tipos:
- Particular: Um organizador, um convidado
- Grupo: Um organizador, vários convidados
- Coletivo: Vários organizadores se reúnem com um convidado quando todos estiverem disponíveis
- Rodízio: Reuniões particulares são distribuídas entre os membros da equipe
Um Tipo de evento Grupo permite que um organizador se encontre com muitos convidados ao mesmo tempo. Isto é ótimo para eventos como:
- Webinários
- Sessões de treinamento
- Visitas a museus
Defina o número de convidados por intervalo de tempo
Você pode escolher quantas pessoas podem reservar o mesmo intervalo de tempo. Por exemplo, se definir o limite para 50, até 50 convidados poderão reservar seu webinário das 13h.
Quer mostrar quantas vagas restam? Ative Exibir vagas restantes para que os convidados vejam a contagem em tempo real.
Para definir o número máximo de convidados:
- Vá para a página Agendamento e localize o seu Tipo de evento Grupo.
- Abra o
menu de três pontos e selecione Editar. - Expanda a seção Limite de convidados.
- Insira o número de convidados (mínimo 2, máximo 9.999).
- (Opcional) Marque a caixa para Exibir vagas restantes.
- Selecione Salvar alterações.
As alterações na configuração Limite de convidados aplicam-se apenas a reservas futuras. Se o seu Tipo de evento Grupo já estiver agendado, aumentar o limite não abrirá mais vagas para essa reunião.
Para alterar o número de convidados de uma reunião existente, siga os passos abaixo.
Atualizar o limite de convidados para uma reunião agendada
- Vá para a sua página Reunioes.
- Selecione a reunião que deseja atualizar.
- Em Convidados, clique em Editar limite de convidados.
- Insira o novo limite na janela pop-up.
- Selecione Aplicar para salvar.
Como funcionam as confirmações por e-mail
Os Tipos de evento Grupo usam confirmações por e-mail, não convites de calendário.
- Os convidados recebem seu próprio .ics file.
- Esse arquivo não será atualizado para os demais se alguém alterar o evento.
A maioria das agendas adiciona o evento automaticamente. Caso contrário, os convidados podem baixar o arquivo do e-mail de confirmação ou da página de confirmação.
Saiba mais sobre as notificações para convidados.
Use Processos com tipos de evento Grupo
Você pode usar Processos para enviar lembretes ou acompanhamentos para tipos de evento Grupo. O gatilho "Event is canceled" não é compatível atualmente com tipos de evento Grupo.
As atualizações nos Processos aplicar-se-ão apenas a reuniões futuras. Reuniões criadas antes das alterações ainda usarão as configurações antigas de quando foram criadas.
Gerenciar organizadores de eventos e permissões
Se você estiver no plano Standard ou superior, pode escolher quem pode visualizar, editar ou compartilhar o evento.
Saiba como definir permissões do evento.
Alterar o idioma, o local ou a duração do evento
Depois que alguém reserva um Tipo de evento Grupo, você não pode alterar o idioma, o local ou a duração. Essas configurações ficam bloqueadas com uma caixa cinza.
Para fazer alterações:
- Duplique o evento e atualize o idioma ou a duração.
- Cancele a reunião original.
- Reagende-a usando o novo tipo de evento.
Para cancelar e reagendar:
- Vá para a página Agendamento.
- (Opcional) Abra o menu suspenso Meu Calendly para alternar para a página de outro usuário ou equipe.
- Encontre o tipo de evento e selecione os três pontos no cartão do evento.
- Escolha Duplicar, e então atualize o evento.
- Vá para a sua página Reunioes e cancele o evento original.
- Volte para o novo tipo de evento e selecione
Agendar reunião. - Adicione as informações de cada convidado para reagendar a reunião.