Descripción general del tipo de evento grupal
Respuesta rápida
Los tipos de evento son plantillas de reunión reutilizables que controlan cómo las personas reservan tiempo contigo. Cada tipo de evento define detalles como la duración, la ubicación y la disponibilidad.
Calendly ofrece cuatro tipos:
- En privado: un organizador, un invitado
- Grupo: un organizador, varios invitados
- Colectivo: varios organizadores se reúnen con un invitado cuando todos están disponibles
- Rotatorio: reuniones En privado que rotan entre los miembros del equipo
Un tipo de evento grupal permite que un organizador se reúna con muchos invitados al mismo tiempo. Esto es ideal para eventos como:
- Webinars
- Sesiones de formación
- Visitas al museo
Establece el número de invitados por espacio de tiempo
Puedes elegir cuántas personas pueden reservar el mismo espacio de tiempo. Por ejemplo, si estableces el límite en 50, hasta 50 invitados pueden reservar tu webinar de la 1 p.m.
¿Quieres mostrar cuántos lugares quedan? Activa Mostrar espacios restantes para que los invitados vean el conteo en tiempo real.
Para establecer el número máximo de invitados:
- Ve a la página de Programación y localiza tu tipo de evento grupal.
- Abre el menú de tres puntos
y selecciona Editar. - Expande la sección Límite de invitados.
- Introduce el número de invitados (mínimo 2, máximo 9.999).
- (Opcional) Marca la casilla para Mostrar espacios restantes.
- Selecciona Guardar cambios.
Los cambios en la configuración Límite de invitados solo se aplican a reservas futuras. Si tu evento grupal ya está programado, aumentar el límite no abrirá más plazas para esa reunión.
Para cambiar el número de invitados de una reunión existente, sigue los pasos a continuación.
Actualizar el límite de invitados para una reunión programada
- Ve a tu página de Reuniones.
- Selecciona la reunión que quieres actualizar.
- En Invitados, haz clic en Editar límite de invitados.
- Introduce el nuevo límite en la ventana emergente.
- Selecciona Aplicar para guardar.
Cómo funcionan las confirmaciones por email
Los eventos grupales utilizan confirmaciones por email, no invitaciones de calendario.
- Los invitados reciben su propio archivo .ics.
- Este archivo no se actualizará para los demás si alguien cambia el evento.
La mayoría de los calendarios añaden el evento automáticamente. Si no, los invitados pueden descargar el archivo desde su correo de confirmación o desde la página de confirmación.
Más información sobre las notificaciones para invitados.
Usa Flujos de trabajo con eventos grupales
Puedes usar Flujos de trabajo para enviar recordatorios o seguimientos para eventos grupales. El trigger "Event is canceled" actualmente no es compatible con los eventos grupales.
Las actualizaciones de Flujos de trabajo solo se aplicarán a reuniones futuras. Las reuniones creadas antes de los cambios seguirán usando la configuración antigua que tenían al crearse.
Gestiona los organizadores del evento y los permisos
Si estás en el plan Standard o superior, puedes elegir quién puede ver, editar o compartir el evento.
Aprende a configurar los permisos del evento.
Cambiar el idioma, la ubicación o la duración del evento
Una vez que alguien reserva un evento grupal, no puedes cambiar su idioma, ubicación o duración. Estas configuraciones están bloqueadas con un recuadro gris.
Para realizar cambios:
- Duplica el evento y actualiza el idioma o la duración.
- Cancela la reunión original.
- Reprograma la reunión usando el nuevo tipo de evento.
Para cancelar y reprogramar:
- Ve a la página de Programación.
- (Opcional) Abre el desplegable Mi Calendly para cambiar a la página de otro usuario o del equipo.
- Busca el tipo de evento y selecciona los tres puntos en la tarjeta del evento.
- Elige Duplicar, luego actualiza el evento.
- Ve a tu página de Reuniones y cancela el evento original.
- Vuelve al nuevo tipo de evento y selecciona
Reservar reunión. - Añade la información de cada invitado para reprogramar la reunión.