Wie Sie Meetings mit Workflows bestätigen
Reduzieren Sie Nichterscheinen, indem Sie Workflows verwenden, um automatisierte Nachrichten zu senden, in denen Teilnehmer aufgefordert werden, ihre Teilnahme an Ihren Meetings zu bestätigen.
Was Sie als eingeladene Person erwarten können
Um ihre Teilnahme zu bestätigen, können eingeladene Personen auf die Bestätigungsschaltfläche Ja, ich nehme teil in der E-Mail klicken.
Sie können auch den Bestätigungslink in der Textnachricht auswählen.
Was Sie als Gastgeber erwartet
Sobald eine eingeladene Person ihre Teilnahme bestätigt, erhalten Sie eine automatisierte E-Mail mit den Meetingdetails.
In Calendly werden Meetings mit bestätigten eingeladenen Personen auf der Meetings-Seite angezeigt. Bei bestätigten Einzelgesprächen wird 'eingeladene Personen Person bestätigt' unter der Zeit des Ereignisses angezeigt.
Für jeden bestätigten Platz in einem Gruppenereignis erscheint neben dem Namen der eingeladenen Person der Hinweis Eingeladene Person bestätigt. Die Gesamtzahl der bestätigten Personen wird außerdem neben den verbleibenden Plätzen angezeigt.
Richten Sie eine Bestätigungs-E-Mail ein
Erstellen oder bearbeiten Sie Ihren Workflow.
- Sie können einen neuen Workflow zur erneuten Bestätigung erstellen, indem Sie die Vorlage Der eingeladenen Person zur erneuten Bestätigung emailen auswählen.
- Wenn Sie einen benutzerdefinierten Workflow erstellen oder einen vorhandenen Workflow bearbeiten, können Sie die Bestätigungsschaltfläche im nächsten Schritt manuell in Ihre E-Mail einfügen.
Nachricht bearbeiten
- Wenn Sie die Vorlage für die Bestätigung verwenden, ist die Option 'Schaltfläche für Bestätigung einfügen' bereits aktiviert. Lassen Sie die Option aktiviert, damit die eingeladenen Personen das Meeting bestätigen können.
- Wenn Sie Ihre eigene Nachricht erstellen oder einen anderen Workflow bearbeiten, stellen Sie sicher, dass diese Option aktiviert ist.
Speichern Sie Ihren Workflow
Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Speichern.
Richten Sie einen Bestätigungstext ein
Beachten Sie beim Senden von Textnachrichten, dass es einige besondere Hinweise gibt, wie z. B. Beschränkungen für die Zeichenanzahl.
Erstellen oder bearbeiten Sie Ihren Workflow
- Sie können einen neuen Workflow zur Bestätigungserneuerung erstellen, indem Sie die Vorlage für die Einladung zur Bestätigungserneuerung auswählen.
- Wenn Sie einen benutzerdefinierten Workflow erstellen oder einen vorhandenen Workflow bearbeiten, können Sie den Bestätigungslink im folgenden Schritt manuell in Ihre SMS einfügen.
Nachricht bearbeiten
- Wenn Sie die Bestätigungsvorlage verwenden, ist die Variable Bestätigungslink bereits in der Textnachricht enthalten. Behalten Sie es in Ihrer Nachricht, damit die eingeladenen Personen das Meeting bestätigen können.
- Wenn Sie Ihre eigene Nachricht erstellen oder einen anderen Workflow bearbeiten, achten Sie darauf, die Variable {{confirmation_link}} einzubeziehen.
Speichern Sie Ihren Workflow
Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Speichern.