Notetaker-Überblick
Note
Notetaker wird schrittweise für berechtigte Benutzer eingeführt. Warteliste beitreten.
Notetaker bietet KI-generierte Zusammenfassungen, Transkripte und Aufgaben für Ihre aufgezeichneten Meetings. Per E-Mail, Link oder als herunterladbare TXT-Datei teilbar helfen Ihnen die Notetaker-Zusammenfassungen, organisiert zu bleiben und schnell nachzufassen.
Zum Beispiel können Sie:
- Zusammenfassungs‑Videos, Ausschnitte oder Meeting-Notizen teilen – mit optionalem Kennwortschutz
- Search Q&A verwenden, um schnelle Antworten aus Ihrem Meeting-Transkript zu erhalten
- Zusammenfassungs‑Vorlagen aktivieren, die auf Ihre Branche zugeschnitten sind
- Transkripte als TXT-Dateien exportieren, um die Dokumentation zu vereinfachen
Eine Beispielzusammenfassung ansehen.
Bevor Sie beginnen
- Notetaker funktioniert mit Zoom und Google Meet, auch wenn Sie nicht der Gastgeber sind oder das Meeting nicht über Calendly geplant wurde.
- Für Meetings, die kürzer als 4 Minuten sind oder keine Audioaufzeichnung haben, werden keine Zusammenfassungen erstellt.
Was Sie erwarten können, wenn Notetaker an Ihren Meetings teilnimmt
- Wenn Sie der Gastgeber sind: Notetaker tritt zur geplanten Zeit Ihrem Zoom- oder Google Meet bei, bittet um Zustimmung zur Aufzeichnung und beginnt mit der Aufzeichnung, sobald die Teilnahme erlaubt oder bestätigt wurde. Notetaker wird als Teilnehmer im Meeting angezeigt.
- Wenn Sie nicht der Gastgeber sind: Notetaker nimmt dennoch in Ihrem Namen teil, aber der Gastgeber muss die Aufzeichnung genehmigen und entscheiden, ob die Teilnahme zugelassen oder abgelehnt wird. Sie werden benachrichtigt, wenn das Meeting aufgezeichnet wird. Notetaker wird als Teilnehmer im Meeting angezeigt.
Erfahren Sie mehr darüber, was passiert, wenn Notetaker an Ihren Meetings teilnimmt.
Notetaker einrichten
Schritt 1 – Notetaker aktivieren
- Gehen Sie zu Kontoeinstellungen > Notetaker-Einstellungen
- Wählen Sie Calendly Notetaker kostenlos erhalten
- Wählen Sie Weiter
Schritt 2 – An welchen Meetings soll Notetaker teilnehmen?
Standardmäßig zeichnet Notetaker alle Zoom- und Google Meet-Meetings aus Ihrem verbundenen Kalender auf.
Sie können diese Einstellungen jederzeit verwalten:
- Schalten Sie Alle mit Calendly geplanten Meetings ein/aus
- Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um bestimmte Ereignistypen auszuwählen
- Schalten Sie Alle auf verbundenen Kalendern geplanten Meetings ein/aus
- Sie können Notetaker jederzeit aus einem Meeting entfernen
- Schalten Sie Nur Meetings mit externen eingeladenen Personen ein/aus
- Hinweis: Externe eingeladene Personen haben eine andere E-Mail-Domain als Sie
Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Einrichtung abschließen.
Möchten Sie mehr über Notetaker erfahren?
Notetaker zu Ihren Meetings hinzufügen
Notetaker zeichnet Zoom- oder Google Meet-Meetings in Ihrem verbundenen Kalender auf. Dazu gehören Meetings, die über Calendly geplant wurden, sowie Kalenderereignisse, auf denen neue Calendly-Ereignisse hinzugefügt werden.
Auf Ihrer Meetings-Seite werden bevorstehende und laufende Meetings mit zwei oder mehr Teilnehmern auf der rechten Seite einen Notetaker-Schalter anzeigen.
Sie können Ihre standardmäßigen Aufzeichnungsregeln jederzeit von der Notetaker-Einstellungen-Seite in Ihren Kontoeinstellungen verwalten.
So fügen Sie Notetaker zu einem Meeting hinzu:
- Gehen Sie zu Ihrer Meetings-Seite.
- Suchen Sie ein Bevorstehendes oder Laufendes Google Meet- oder Zoom-Meeting, dem Sie Notetaker hinzufügen möchten.
- Auf der rechten Seite verwenden Sie den Schalter, um Notetaker einzuschalten.
Note
Sie können Notetaker auch über die Chrome-Erweiterung oder die Calendly-Mobile-App hinzufügen.
Um Notetaker hinzuzufügen:
- In der Chrome-Erweiterung: Öffnen Sie die Erweiterung und gehen Sie zum Abschnitt Meetings, wählen Sie dann die drei Punkte neben Ihrem Meeting und Notetaker hinzufügen.
- In der mobilen App: Öffnen Sie die App und gehen Sie zu Ihrer Meetings-Seite, wählen Sie dann Ihr Meeting aus. In der oberen rechten Ecke schalten Sie Notetaker ein.
Häufig gestellte Fragen
Calendly stores user and invitee data in secure U.S. data centers run by Google and Amazon Web Services (AWS). Learn more.
Recaps will stay available for as long as your account exists. They won’t be affected by your subscription status or account activity.
Nein. Wir verwenden Kundendaten nicht, um unsere Modelle zu trainieren oder feinabzustimmen. Stattdessen wenden wir Prompt Engineering auf Meeting-Transkripte an. Diese Transkripte werden nicht im Modell gespeichert und helfen uns, die Qualität der Zusammenfassungen zu verbessern.
Calendly isn't designed to collect Protected Health Information (PHI). You may not need a HIPAA-compliant tool, please check with your legal team to confirm.
Yes. Meeting owners can delete individual recaps. Admins can delete all Notetaker data for the organization. Learn more.
You can share recaps by:
- Sending an email directly from Calendly
- Copying a link to the recap video
- Exporting the transcript as a TXT file
Download a recap video:
- Go to the Recaps page.
- Select the recap you want to view.
- At the bottom left of the video, select the
Download icon.
At this time, you can create unlimited recaps each month.
Currently, Notetaker is only available in English.
Only the Meeting Host or an assigned Alternative Host can approve. The bot joins and waits up to 30 minutes for approval. It does not record while waiting.
If no one approves in 30 minutes, the bot leaves. No recap is created, and the Meetings page shows “The host did not allow Notetaker to record this meeting.” when hovering over "No recap available".
If an assigned Alternative Host joins, they can approve and recording starts as normal.
Note: This feature is currently in development and available to a limited group of small organizations. We’re gradually rolling it out to more users as we continue to improve it.
If Notetaker is available for your organization, yes. Owners and admins can disable Notetaker for the entire organization.
To learn how, follow the steps in How to remove Notetaker from meetings.
No. The meeting host must approve Notetaker in every new Zoom meeting.
You may see a “Remember this choice” option in Zoom. This only works for the meeting you are in. It does not apply to future meetings.
The “Remember” box helps if the host needs to approve more than one Notetaker to record a single meeting. It stops extra pop-ups in that session only.
For each new Zoom meeting, the host must approve the Notetaker again. There is no setting that lets it record all future meetings automatically.
Fehlerbehebung
As the meeting host:
Notetaker didn't join my meeting
Check your account and permissions
- Make sure you’re signed in to the same Zoom or Google account that’s connected to Calendly.
- If you’re using Zoom, check these settings:
- Go to Zoom Settings > Recording.
- Turn on Record to computer files.
- Allow external participants to request recording.
Check your Notetaker setup
- For Calendly-scheduled meetings: Open your Notetaker settings and confirm the event type is included in your recording rules.
- For meetings from your connected calendar: On your Meetings page, make sure the Notetaker was turned on for that meeting before the meeting started. You can only add Notetaker to meetings with two or more attendees, including the host.
Check the meeting location
- Make sure the location on your Meetings page matches the link where the meeting took place.
Notetaker joined but didn’t provide a recap
- When Notetaker joins, be sure to allow recording.
- Make sure you’re signed in to the same Zoom or Google account that’s connected to Calendly.
- If using Zoom, check these settings:
- Zoom Settings > Recording.
- Turn on Record to computer files.
- Allow external participants to request recording.
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