Comment reconfirmer des réunions avec des flux de travail
Réduisez les absences en utilisant les flux de travail pour envoyer des messages automatisés demandant aux invités de confirmer leur présence à vos réunions.
À quoi s'attendre en tant qu'invité
Pour confirmer leur présence, les invités peuvent sélectionner le bouton de confirmation Oui, je participe dans l'e-mail.
Ils peuvent également sélectionner le lien de confirmation figurant dans le message texte.
Ce à quoi s'attendre en tant qu'organisateur
Une fois qu'un invité a confirmé sa présence, vous recevrez un e-mail automatisé avec les détails de la réunion.
Dans Calendly, les réunions avec des invités confirmés apparaîtront sur la page Rénunions. Pour les événements en privé confirmés, l'invité confirmé se présentera sous l'heure de l'événement.
Pour chaque place réservée dans un événement de groupe, l'invité confirmé apparaîtra à côté du nom de l'invité. Le nombre total d'invités confirmés sera également affiché à côté des places restantes.
Configurer un e-mail de reconfirmation
Créez ou modifiez votre processus de travail
- Vous pouvez créer un nouveau processus de travail de reconfirmation en choisissant le modèle Envoyer un e-mail à l'invité pour reconfirmer.
- Si vous créez un processus de travail personnalisé ou modifiez un processus de travail existant, vous pouvez manuellement inclure le bouton de reconfirmation dans votre e-mail à l'étape suivante.
Modifier votre message
- Lorsque vous utilisez le modèle de reconfirmation, l'option Ajouter le bouton de reconfirmation est déjà cochée. Laissez cette option cochée, afin que les invités puissent confirmer la réunion.
- Si vous créez votre propre message ou modifiez un autre flux de travail, assurez-vous de cocher cette option.
Enregistrez votre flux de travail.
Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer.
Configurer un texte de reconfirmation
Lorsque vous envoyez des messages texte, n'oubliez pas qu'il existe certaines considérations spécifiques, telles que des limites de nombre de caractères.
Créez ou modifiez votre processus de travail
- Vous pouvez créer un nouveau flux de travail de reconfirmation en choisissant le modèle Envoyer un SMS à l'invité pour reconfirmer.
- Si vous créez un flux de travail personnalisé ou modifiez un flux existant, vous pouvez manuellement inclure le lien de confirmation dans votre SMS à l'étape suivante.
Modifier votre message
- Lorsque vous utilisez le modèle de reconfirmation, la variable Lien de confirmation est déjà dans le SMS. Conservez-le dans votre message, afin que les invités puissent confirmer la réunion.
- Si vous créez votre propre message ou modifiez un autre flux de travail, assurez-vous d'inclure la variable {{confirmation_link}}.
Enregistrez votre flux de travail.
Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer.