Notetaker : Aperçu
Note
Notetaker is being gradually rolled out to eligible users. Join the waitlist.
Notetaker fournit des résumés générés par l'IA, des transcriptions et des éléments d'action pour vos réunions enregistrées. Partageables par E-mail, par lien ou via un fichier TXT téléchargeable, les récapitulatifs Notetaker vous aident à rester organisé et à faire un suivi rapidement.
Par exemple, vous pouvez :
- Partager des vidéos récapitulatives, des extraits ou des notes de réunion — avec possibilité de protection par mot de passe
- Utilisez Search Q&A pour obtenir des réponses rapides à partir de la transcription de votre réunion
- Activer des modèles de récapitulatifs adaptés à votre secteur
- Exporter les transcriptions au format TXT pour faciliter la documentation
Voir un exemple de récapitulatif.
Avant de commencer
- Notetaker fonctionne avec Zoom et Google Meet, même si vous n'êtes pas l'organisateur ou si la réunion n'est pas programmée via Calendly.
- Les récapitulatifs ne sont pas créés pour les réunions de moins de 4 minutes ou celles sans audio.
À quoi s'attendre lorsque Notetaker rejoint vos réunions
- Si vous êtes l'organisateur : Notetaker rejoint votre Zoom ou Google Meet à l'heure prévue, demande le consentement pour l'enregistrement et commence à enregistrer une fois admis ou confirmé. Il apparaît comme participant à l'appel.
- Si vous n'êtes pas l'organisateur : Notetaker rejoint quand même en votre nom, mais l'organisateur doit approuver l'enregistrement et choisir de l'admettre ou de le refuser. Vous serez notifié si la réunion est enregistrée. Notetaker apparaîtra comme participant à la réunion.
En savoir plus sur ce qui se passe lorsque Notetaker rejoint vos réunions.
Configurer Notetaker
Étape 1 – Activer Notetaker
- Allez dans Paramètres du compte > Paramètres Notetaker
- Sélectionnez Obtenir Calendly Notetaker gratuitement
- Sélectionnez Suivant
Étape 2 – À quelles réunions Notetaker doit-il se joindre ?
Par défaut, Notetaker enregistre toutes les réunions Zoom et Google Meet figurant sur votre calendrier connecté.
Vous pouvez gérer ces paramètres à tout moment :
- Activez/désactivez Toutes les réunions programmées avec Calendly
- Utilisez le menu déroulant pour choisir des types d'événements spécifiques
- Activez/désactivez Toutes les réunions programmées sur les calendriers connectés
- Vous pouvez toujours retirer Notetaker d'une réunion
- Activez/désactivez Uniquement les réunions avec des invités externes
- Remarque : Les invités externes ont un domaine d'E-mail différent du vôtre
Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Terminer la configuration.
Prêt à en savoir plus sur Notetaker ?
Ajouter Notetaker à vos réunions
Notetaker enregistre les réunions Zoom ou Google Meet figurant sur votre calendrier connecté. Cela inclut les réunions programmées via Calendly et les événements sur le calendrier où de nouveaux événements Calendly sont ajoutés.
Sur votre page Réunions, les réunions à venir et en cours avec deux participants ou plus afficheront un Notetaker bouton bascule sur le côté droit.
Vous pouvez gérer vos règles d'enregistrement par défaut à tout moment depuis la page Paramètres Notetaker dans vos Paramètres du compte.
Pour ajouter Notetaker à une réunion :
- Allez sur votre page Réunions.
- Repérez une réunion Google Meet ou Zoom À venir ou En cours à laquelle vous souhaitez ajouter Notetaker.
- Sur le côté droit, utilisez le bouton bascule pour mettre Notetaker activé.
Note
You can also add Notetaker from the Chrome extension or the Calendly mobile app.
To add Notetaker:
- In the Chrome extension: Open the extension and go to the Meetings section, then select the
three dots next to your meeting and Add Notetaker. - In the mobile app: Open the app and go to your Meetings page, then select your meeting. In the top right corner, toggle Notetaker on.
Questions fréquentes
Calendly stores user and invitee data in secure U.S. data centers run by Google and Amazon Web Services (AWS). Learn more.
Recaps will stay available for as long as your account exists. They won’t be affected by your subscription status or account activity.
Non. Nous n'utilisons pas les données des clients pour entraîner ou affiner nos modèles. À la place, nous utilisons le prompt engineering sur les transcriptions de réunions. Ces transcriptions ne sont pas mémorisées et nous aident à améliorer la qualité des comptes rendus.
Calendly isn't designed to collect Protected Health Information (PHI). You may not need a HIPAA-compliant tool, please check with your legal team to confirm.
Yes. Meeting owners can delete individual recaps. Admins can delete all Notetaker data for the organization. Learn more.
You can share recaps by:
- Sending an email directly from Calendly
- Copying a link to the recap video
- Exporting the transcript as a TXT file
Download a recap video:
- Go to the Recaps page.
- Select the recap you want to view.
- At the bottom left of the video, select the
Download icon.
At this time, you can create unlimited recaps each month.
Currently, Notetaker is only available in English.
Only the Meeting Host or an assigned Alternative Host can approve. The bot joins and waits up to 30 minutes for approval. It does not record while waiting.
If no one approves in 30 minutes, the bot leaves. No recap is created, and the Meetings page shows “The host did not allow Notetaker to record this meeting.” when hovering over "No recap available".
If an assigned Alternative Host joins, they can approve and recording starts as normal.
Note: This feature is currently in development and available to a limited group of small organizations. We’re gradually rolling it out to more users as we continue to improve it.
If Notetaker is available for your organization, yes. Owners and admins can disable Notetaker for the entire organization.
To learn how, follow the steps in How to remove Notetaker from meetings.
No. The meeting host must approve Notetaker in every new Zoom meeting.
You may see a “Remember this choice” option in Zoom. This only works for the meeting you are in. It does not apply to future meetings.
The “Remember” box helps if the host needs to approve more than one Notetaker to record a single meeting. It stops extra pop-ups in that session only.
For each new Zoom meeting, the host must approve the Notetaker again. There is no setting that lets it record all future meetings automatically.
Dépannage
As the meeting host:
Notetaker didn't join my meeting
Check your account and permissions
- Make sure you’re signed in to the same Zoom or Google account that’s connected to Calendly.
- If you’re using Zoom, check these settings:
- Go to Zoom Settings > Recording.
- Turn on Record to computer files.
- Allow external participants to request recording.
Check your Notetaker setup
- For Calendly-scheduled meetings: Open your Notetaker settings and confirm the event type is included in your recording rules.
- For meetings from your connected calendar: On your Meetings page, make sure the Notetaker was turned on for that meeting before the meeting started. You can only add Notetaker to meetings with two or more attendees, including the host.
Check the meeting location
- Make sure the location on your Meetings page matches the link where the meeting took place.
Notetaker joined but didn’t provide a recap
- When Notetaker joins, be sure to allow recording.
- Make sure you’re signed in to the same Zoom or Google account that’s connected to Calendly.
- If using Zoom, check these settings:
- Zoom Settings > Recording.
- Turn on Record to computer files.
- Allow external participants to request recording.
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