Comment ajouter ou supprimer des utilisateurs et des sièges

Avec Calendly, vous pouvez facilement gérer les utilisateurs et les sièges. Chaque membre de l'équipe dispose de son propre lien Calendly et bénéficie des fonctionnalités multi-utilisateurs, y compris la facturation centralisée, la planification collaborative et les rapports. Commencez en invitant des membres de l'équipe à rejoindre votre Compte Calendly.

Avant de commencer

Utilisateurs du plan Free:

• Si vous êtes sur le plan Free de Calendly, il vous sera demandé de passer à un plan payant et d'acheter des sièges avant de pouvoir ajouter des membres d'équipe.

Utilisateurs des plans payants:

• Propriétaires et Administrateurs : les Propriétaires et Administrateurs des organisations Calendly comptent comme un siège utilisateur payant sur votre abonnement Calendly. À l'heure actuelle, nous n'avons pas de rôle «Administrateur» dans une organisation Calendly qui ne consomme pas de siège.
• Plans payants avec sièges disponibles : si vous êtes déjà sur un plan payant avec des sièges ouverts, vous pouvez inviter des utilisateurs sans acheter de sièges supplémentaires.
• Plans payants sans sièges disponibles : si votre compte n'a pas de sièges ouverts, il vous sera demandé d'acheter des sièges supplémentaires avant d'envoyer des invitations.

Autorisations et limites pour la gestion des utilisateurs et des sièges :

• Par défaut, les administrateurs et les administrateurs de groupe peuvent inviter des utilisateurs. Vous pouvez ajuster ces autorisations dans la page Permissions sous l'onglet Invitations.
• Un utilisateur ne peut faire partie que d'une seule organisation à la fois. Si un utilisateur fait déjà partie d'une autre organisation, son propriétaire ou administrateur doit le retirer avant qu'il puisse rejoindre votre organisation.
• Vous pouvez ajouter jusqu'à 100 utilisateurs à la fois.
• Si votre compte est géré par Calendly (par exemple, les plans Enterprise ou gérés par le Succès client), vous ne pouvez pas ajouter ou supprimer des sièges vous-même. Pour modifier le nombre de sièges, contactez votre responsable de compte Calendly.

Ajouter des utilisateurs et des sièges payants

Ajout d'utilisateurs

Lors de l'ajout d'un nouvel utilisateur, Calendly vérifie s'il existe des sièges ouverts disponibles. S'il y a un siège ouvert, il sera attribué au nouvel utilisateur. Sinon, vous devrez acheter un nouveau siège avant d'envoyer l'invitation.

1. Allez sur votre page Utilisateurs dans votre Centre d'administration, puis sélectionnez Inviter des utilisateurs.
2. Saisissez les adresses e-mail des utilisateurs que vous souhaitez inviter.
3. (Facultatif pour les utilisateurs des plans Teams et Enterprise) Assignez les utilisateurs à un groupe.
4. Sélectionnez Suivant.
5. Si vous devez ajouter des sièges, une fenêtre contextuelle affichera les détails des sièges et les coûts au prorata. Confirmez les modifications pour continuer.
6. Attribuez des rôles d'utilisateur ou d'administrateur pour chaque personne et sélectionnez Suivant.
7. (Facultatif) Assignez des types d'événements gérés pour chaque personne.
8. Sélectionnez Envoyer l'invitation.

Ajouter des sièges sans inviter d'utilisateurs

Vous pouvez ajouter des sièges sans inviter immédiatement des utilisateurs. Cela vous permet d'augmenter le nombre de sièges pour un usage ultérieur, même si vous n'êtes pas prêt à inviter de nouveaux utilisateurs.

1. Allez dans le Centre d'administration et sélectionnez Facturation.
2. Sur votre page Facturation, sélectionnez Ajouter des sièges.
   
3. Saisissez le nombre de sièges que vous souhaitez acheter et confirmez en sélectionnant Ajouter des sièges.

Et ensuite ?

• Vous pouvez surveiller les invitations en attente dans l'onglet En attente de la page Utilisateurs.
• Les invitations aux utilisateurs n'expirent pas.
• Si un utilisateur n'a pas accepté son invitation Calendly après 7 jours, Calendly envoie automatiquement un e-mail de rappel unique.
• L'utilisateur doit être connecté à Calendly avec la même adresse e-mail à laquelle l'invitation a été envoyée.
• Une fois l'invitation acceptée, les nouveaux utilisateurs Calendly configureront leur Compte, tandis que les utilisateurs existants rejoindront en conservant leurs événements et paramètres personnels.
• Si un utilisateur ne peut pas accepter l'invitation, il peut voir une erreur comme «You're already in a different organization» et être invité à contacter l'assistance pour effectuer le changement.

Supprimer des utilisateurs et des sièges payants

Suppression d'un utilisateur

Lorsque vous supprimez un utilisateur de votre organisation, son siège payant reste disponible. Cela vous permet d'inviter un nouvel utilisateur pour occuper le siège sans avoir à acheter un siège supplémentaire.

1. Allez sur votre page Utilisateurs dans votre Centre d'administration.
2. Choisissez l'utilisateur que vous souhaitez supprimer et sélectionnez Supprimer.

Vous verrez deux options :

• Supprimer : Libère le siège, mais l'utilisateur conserve son Compte Calendly personnel.
• Supprimer et supprimer définitivement : supprime également définitivement le compte de l'utilisateur. Cette option n'est disponible que si l'utilisateur a créé son compte Calendly en rejoignant votre organisation.

Une fois supprimé, que son compte soit effacé ou non, l'utilisateur reçoit un e-mail de notification. S'il n'est pas supprimé, il passera au plan gratuit Basic de Calendly et pourra continuer à utiliser son Compte de manière indépendante.

Suppression d'un siège

Si vous ne prévoyez pas d'inviter un autre utilisateur pour occuper un siège ouvert, vous pouvez supprimer le siège payant inutilisé.

1. Allez dans le Centre d'administration et sélectionnez Facturation.
2. Sur votre page Facturation, sélectionnez Retirer des sièges.
   
3. Saisissez le nombre de sièges que vous souhaitez retirer et confirmez en sélectionnant Retirer des sièges.

Quitter votre organisation actuelle pour les utilisateurs non administrateurs

Si vous faites partie d'une organisation Calendly et souhaitez la quitter :

Demandez à un Propriétaire ou un Administrateur de l'organisation de vous supprimer :

• Il doit aller dans son Centre d'administration, puis sélectionner Utilisateurs.
• Trouvez votre nom dans la liste des utilisateurs.
• Sélectionnez les 3 points à côté de votre nom et choisissez Supprimer.
• Confirmez la suppression.

Après votre suppression :

• Votre Compte Calendly personnel restera actif.
• Vous pourrez continuer à utiliser votre Compte Calendly de manière indépendante.

Foire aux questions