Comment envoyer des e-mails de flux de travail aux personnes ne participant pas à la réunion

Découvrez comment configurer des flux de travail pour envoyer automatiquement des e-mails contenant les informations de la réunion à des destinataires autres que l'organisateur ou l'invité. Ces e-mails tiennent vos collègues et les parties prenantes externes informés de l'état de votre réunion, afin qu'ils puissent intervenir et soutenir vos réunions au bon moment.

Par exemple, vous pouvez :

• Préparer les documents de réunion : rappelez à vos collègues de rédiger un ordre du jour de la réunion ou une présentation
• Apporter des ajustements d'annulation : invitez votre assistant exécutif à replanifier ou à optimiser le créneau horaire.
• Aider au suivi : informez un prestataire que la réunion est terminée afin qu'il puisse commencer à travailler.

Avant de commencer

• Vous pouvez envoyer des e-mails de flux de travail à n'importe quelle adresse e-mail, même si le destinataire ne fait pas partie de votre organisation Calendly ou n'assiste pas à la réunion.
• Vous pouvez inclure jusqu'à 10 destinataires par e-mail de flux de travail.
• Chaque workflow ne peut inclure qu'une seule action Envoyer un e-mail à une autre personne, et chaque type d'événement peut avoir jusqu'à trois de ces flux de travail.

Créer le flux de travail

1. Accédez à la page Flux de travail.
2. Sélectionnez + Nouveau workflow.
• S'il s'agit de votre premier workflow, allez directement à l'étape 3.
3. Recherchez et sélectionnez le modèle Envoyer un e-mail à une autre personne qui répond à vos besoins.
   

   Rappel par e-mail à quelqu'un d'autre	Suivi par e-mail à quelqu'un d'autre	Notification d'annulation par e-mail à quelqu'un d'autre
4. Suivez les instructions pour personnaliser votre Workflow. Pour des instructions détaillées, consultez cet article.

Se désabonner des e-mails liés au workflow

Les destinataires peuvent se désabonner de futurs e-mails en cliquant sur Se désabonner de ces notifications en bas de l'e-mail.